Di Marco Passarella
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Organizzare un evento scolastico sull’intelligenza emotiva potrebbe sembrare un’attività spontanea, guidata dall’entusiasmo e dalla buona volontà. Ho applicato le metodologie di Project Management a un contesto “morbido” come quello delle emozioni dei bambini, ed è accaduto qualcosa di sorprendente: la struttura non ha soffocato la creatività, ma l’ha amplificata. Questo è ciò che ho scoperto organizzando insieme a mia moglie il Pop-UP Festival, un’iniziativa internazionale promossa da Six Seconds e UNICEF per celebrare la Giornata Mondiale dell’Infanzia.
L’intelligenza emotiva: integrare cuore e mente
Quando si parla di intelligenza emotiva, si rischia spesso di cadere in un equivoco: pensare che si tratti semplicemente di “essere gentili” o di “esprimere i propri sentimenti”. La realtà è profondamente diversa e molto più interessante.
Secondo il modello Six Seconds, l’intelligenza emotiva (EQ) rappresenta la capacità di integrare pensieri ed emozioni per prendere decisioni ottimali. Non si tratta quindi di negare la razionalità in favore del sentimento, né viceversa, ma di creare un dialogo fruttuoso tra questi due mondi che troppo spesso vengono percepiti come antagonisti.
Perché coltivarla fin dall’infanzia? Immaginate un bambino che, di fronte a un compagno che gli sottrae un giocattolo, invece di reagire impulsivamente con rabbia o ritiro, riesce a:
- Riconoscere la propria emozione: “Mi sento arrabbiato”
- Comprendere cosa l’ha scatenata: “Volevo giocare con quel giocattolo”
- Scegliere consapevolmente una risposta: “Posso chiedere di giocare insieme?”
Questo processo, apparentemente semplice, richiede un’alfabetizzazione emotiva che non è innata, ma si costruisce gradualmente. Coltivarla fin da piccoli significa fornire ai bambini una bussola interiore che li accompagnerà per tutta la vita, aiutandoli a navigare relazioni complesse, gestire fallimenti e costruire resilienza.
Il vantaggio educativo è evidente: bambini con un’alta intelligenza emotiva mostrano migliori capacità di concentrazione, relazioni più sane con i loro coetanei e una maggiore propensione alla risoluzione creativa dei problemi.
L’intelligenza emotiva nel mondo del progetto: un superpotere nascosto
Ma cosa succede quando trasportiamo questa competenza nel contesto professionale, specificamente nel mondo del Project Management? La risposta è che l’EQ diventa uno dei fattori più predittivi del successo di un progetto, e anche se da tempo il Project Management Insitute l’ha inserita tra le power skill del triangolo dei talenti del Project Manager, si fa ancora fatica a comprenderla e ad applicarla.
Un Project Manager con un’elevata intelligenza emotiva non si limita a gestire milestone e deliverable. Fa qualcosa di più sottile e potente:
- 1. Percepisce i rischi invisibili
I progetti falliscono raramente per ragioni puramente tecniche. Più spesso, sono le tensioni non dette, i conflitti latenti nel team, le resistenze silenziose degli stakeholder a creare i veri ostacoli. Un PM emotivamente alfabetizzato sente queste dinamiche prima che esplodano, cogliendo i segnali deboli nel tono di una email, nel silenzio durante una riunione, nella diminuzione dell’engagement di un membro del team.
- Ingaggia gli stakeholder autenticamente
Durante l’organizzazione del festival, il rischio più grande che abbiamo affrontato è stato proprio questo: trovare volontari sufficienti per gestire le cinque stazioni del laboratorio. La prima richiesta in una riunione preliminare (“Cerchiamo volontari disponibili il giorno X”) aveva generato un’adesione insufficiente: molte persone per la seconda giornata, ma solo due per la prima.
Abbiamo provato una strategia di coinvolgimento: un sondaggio Google per far scegliere le attività del festival, rendendo tutti partecipi del processo decisionale. Ma la situazione non è cambiata. A dodici giorni dall’evento, eravamo ancora scoperti.
Ho deciso allora di cambiare completamente registro. Ho scritto un messaggio su WhatsApp che non chiedeva genericamente “disponibilità”, ma parlava alla persona: spiegava esattamente cosa avrebbero dovuto fare (“guidare piccoli gruppi di massimo 8 bambini”), quanto tempo serviva (“solo 1 ora”), cosa avrebbero ricevuto (“tutto il materiale già pronto”), e soprattutto trasmetteva sicurezza (“non serve preparazione particolare”).
Risultato: in 48 ore due nuove mamme si sono aggiunte e una si è spostata dalla prima alla seconda giornata, garantendo la fattibilità dell’evento con cinque volontarie.
Questa è stata la prova che l’intelligenza emotiva applicata allo stakeholder engagement funziona: capire che le persone non rispondono tanto alla logica del bisogno (“servono volontari”), o alla razionalità delle spiegazioni delle attività da fare, quanto alla chiarezza, alla rassicurazione e al sentirsi capaci di contribuire.
- Naviga l’incertezza mantenendo la bussola
I progetti raramente si svolgono secondo il piano originale. Requisiti che cambiano, risorse che vengono a mancare, priorità che si spostano: l’incertezza è la norma, non l’eccezione. Un PM emotivamente intelligente non solo mantiene la propria calma di fronte a questi cambiamenti, ma trasmette sicurezza al team, trasformando potenziali momenti di panico in opportunità di adattamento creativo.
E il primo team da rassicurare era proprio quello che avevo in casa. A un giorno dal primo evento, l’atmosfera era tesa. Nessuno di noi – io, Kartika e le nostre figlie che ci avrebbero aiutato durante il festival – era entrato davvero a fondo nel contenuto delle attività. C’erano domande sospese nell’aria: “Funzionerà davvero? I bambini capiranno cosa fare? Le istruzioni sono chiare?”
La soluzione è arrivata proprio da quello che in gergo agile si chiamerebbe un “test di usabilità”: abbiamo coinvolto le nostre figlie, perfettamente in target con 7 e 9 anni, per provare a casa tutte e cinque le attività. Questo prototipo casalingo è stato molto più di una prova tecnica: è stato un momento che ha tranquillizzato tutti.
Abbiamo visto cosa funzionava immediatamente, dove i bambini si bloccavano, quali istruzioni erano chiare e quali confuse. Le nostre figlie si sono divertite, hanno completato le attività con entusiasmo, e quella tensione che aleggiava in casa si è dissolta. Abbiamo preso i loro lavori e li abbiamo portati all’evento, disponendoli sui tavoli come mock-up reali.
Questo ha avuto un triplo effetto positivo: i bambini del festival potevano vedere un esempio concreto di cosa fare, i volontari avevano un riferimento visivo immediato, e noi come famiglia-team siamo arrivati al giorno dell’evento con la sicurezza di chi ha già testato il prodotto. A volte la migliore gestione dell’incertezza non è pianificare di più, ma sperimentare prima.
Metodologia e struttura: il Project Charter come punto fermo
Nonostante stessimo organizzando un evento ludico-educativo per bambini, ho deciso sin dall’inizio di trattarlo come un progetto professionale vero e proprio. Questa scelta, apparentemente eccessiva (soprattutto per mia moglie), si è rivelata fondamentale.
L’approccio ibrido: Waterfall con anima Agile
Per la pianificazione generale ho adottato un ciclo di vita Predittivo (Waterfall):
- Scadenze fisse (19 e 26 febbraio)
- Budget zero (vincolo assoluto)
- Logistica complessa (due sessioni, cinque stazioni, gestione volontari)
Tuttavia, ho mantenuto un’anima fortemente Iterativa che si è rivelata cruciale. Dopo la prima giornata abbiamo fatto una vera e propria retrospective: ci siamo seduti e abbiamo analizzato cosa aveva funzionato e cosa no. È emerso chiaramente che la seconda giornata, dedicata ai bambini di 3-5 anni, richiedeva un adattamento sostanziale.
Ma l’anima Agile non si è manifestata solo nella retrospective. Ci siamo resi conto che non potevamo più permetterci di arrivare all’ultimo momento per analizzare a fondo le attività, come era successo prima della prima giornata. Questa consapevolezza ci ha portato a un cambio importante: abbiamo sostituito un’attività inizialmente prevista con qualcosa di più adatto ai bambini piccoli.
È nata così l’attività “Respirare con le onde del mare” – quella che poi si è rivelata il momento di maggior successo dell’intera seconda giornata. E qui, va detto, c’è stato anche un pizzico di quella fortuna che nei progetti ben organizzati sembra arrivare più spesso: la mamma volontaria che doveva guidare questa attività è venuta con il suo compagno, che di mestiere fa l’animatore per bambini. Ha guidato lui quel momento in modo semplicemente fantastico, creando un’esperienza davvero speciale.
Questa ibridazione tra Waterfall e Agile non è stata un compromesso, ma una scelta consapevole: la struttura predittiva garantiva stabilità rispetto ai vincoli esterni, mentre la flessibilità iterativa permetteva l’ottimizzazione continua dell’esperienza – e soprattutto ci ha insegnato a imparare più velocemente dai nostri stessi errori.
Il Project Charter: molto più di un documento formale
In un contesto di volontariato scolastico, dove i confini sono naturalmente sfumati e le aspettative spesso implicite, il Project Charter è stato la mia arma segreta. Questo documento, apparentemente burocratico, ha avuto tre funzioni cruciali:
- Definire i vincoli senza ambiguità
Scrivere nero su bianco che “ogni bambino deve essere accompagnato da un adulto per tutta la durata dell’evento” ha evitato un potenziale disastro. Senza questa clausola esplicita, l’evento rischiava di trasformarsi in un servizio di babysitting, tradendo completamente la filosofia della connessione genitore-figlio che era al cuore dell’iniziativa. Il vincolo è stato esplicitato chiaramente in tutti gli inviti usati per la promozione dell’evento.
- Creare deliverable che costruiscono fiducia
Uno degli elementi chiave del nostro Project Charter è stato un deliverable specifico: una guida operativa completa per l’associazione dei genitori, con la descrizione dettagliata di tutte le attività e l’elenco esaustivo dei materiali necessari.
Quando abbiamo inviato questo documento a Sandra, che potremmo definire un po’ la nostra sponsor, la sua reazione è stata immediata. Non era abituata a ricevere documentazione così strutturata per eventi scolastici. Quel documento non era solo “informazione”: era professionalità tangibile, era la dimostrazione che avevamo pensato a tutto, che eravamo affidabili.
Da quel momento, Sandra ci ha sostenuto in tutto e per tutto. Questo è ciò che un buon Project Charter fa: non protegge solo il progetto, ma costruisce capitale relazionale con gli stakeholder chiave.
Il Digital Toolkit: quando la preparazione incontra l’empatia
Una volta risolto il problema del reclutamento dei volontari, rimaneva la sfida più delicata: far capire alle persone che non servivano formazione specialistica in psicologia o educazione emotiva per gestire autonomamente le stazioni del laboratorio.
- La soluzione è stata creare un Digital Toolkit inviato via WhatsApp, che combinava:
- Un riassunto rapidissimo del concetto e del compito di ogni stazione
- La scheda tecnica ufficiale Six Seconds come approfondimento
- Un messaggio rassicurante: “Non serve essere psicologi, serve solo presenza e gentilezza”
Questo approccio ha fatto la differenza. I volontari sono arrivati preparati, sicuri e autonomi. Nessuno ha chiesto ulteriori spiegazioni il giorno stesso. Abbiamo rispettato l’intelligenza emotiva delle persone: i volontari non avevano bisogno di un manuale di 50 pagine, ma di chiarezza, sicurezza e fiducia nel fatto che potessero farcela.
Inspect & Adapt: ripensare l’esperienza per i più piccoli
La prima giornata del festival, dedicata ai bambini della scuola primaria (6-12 anni), è stata un successo. Le attività proposte – la “Goal Pizza” (visualizzare i propri obiettivi in forma di pizza divisa in spicchi), la “Catena dei desideri”, la “Medaglia dell’amicizia” – avevano funzionato perfettamente. I bambini erano concentrati, partecipi, ingaggiati.
Ma, come accennato in precedenza,tra la prima e la seconda giornata, io e Kartika ci siamo fermati a riflettere. La seconda sessione era dedicata alla scuola dell’infanzia: bambini di 3-5 anni. E ci siamo resi conto di una verità semplice ma fondamentale: non potevamo riproporre lo stesso format.
Cinque attività statiche attorno a tavoli separati, per quanto ben progettate, non avrebbero funzionato con bambini così piccoli. La loro capacità di attenzione è diversa, il bisogno di movimento è maggiore, l’astrazione cognitiva è limitata.
Abbiamo quindi ripensato completamente l’agenda, strutturandola in modo più dinamico e progressivo:
- Inizio tutti insieme: Costruzione di coroncine di carta con il proprio nome e un animaletto. Questo crea identità e appartenenza al gruppo.
- Momento narrativo centrale: Lettura de “Il mostro dei colori”, con domande ai bambini su come si sentisse questo mostro. Trasformare le emozioni in colori è perfetto per questa età: concreto, visivo, immediato.
- Attività ai tavoli: Tre stazioni più brevi e semplici – la Medaglia dell’Amicizia, colorare il cuore, “Cosa dice il blu” (associare emozioni a colori).
- Il momento dell’oceano: Invece di rimanere seduti, siamo usciti all’aperto e abbiamo formato un grande cerchio. Abbiamo tirato fuori un grande lenzuolo azzurro e i bambini lo hanno mosso su e giù, lentamente, come le onde del mare. “Respiriamo con l’oceano dei sentimenti”: inspirare quando l’onda sale, espirare quando scende. La regolazione emotiva attraverso il respiro è diventata un gioco fisico e sensoriale.
- Chiusura narrativa: Siamo tornati nella sala e ho raccontato un breve racconto che consolidava quanto appreso: un bambino che vuole lo stesso gioco di una sua compagna, impara a respirare, ad ascoltare il suo cuore, a dire che è arrabbiato e ad arrivare insieme a una soluzione – fare a turno. Ho concluso dicendo a tutti i bambini: “Voi siete i guardiani del vostro cuore”.
Il risultato? La seconda sessione è stata un successo totale. Il “Termometro delle Emozioni” (uno strumento visivo dove i bambini posizionavano un adesivo colorato per indicare come si sentivano) ha registrato il 100% dei partecipanti nell’area “Felice” e “Benessere”.
Questo è “Inspect & Adapt” nella sua essenza: osservare il contesto, comprendere le differenze e adattare con coraggio. Non abbiamo aspettato di fallire; abbiamo anticipato il bisogno di cambiamento grazie all’esperienza acquisita.
Cosa ho imparato
Organizzare questo festival mi ha confermato una verità che spesso si dimentica nei nostri uffici: non esistono progetti senza persone, e non esistono persone senza emozioni.
Utilizzare strumenti come la WBS, il Risk Management e il Project Charter non serve a soffocare la creatività o l’umanità di un progetto. Al contrario, questi strumenti proteggono lo spazio per l’emozione, creando una cornice di sicurezza dentro cui le persone possono esprimersi autenticamente.
Essere “Agile” o essere un buon Project Manager non significa saper spostare post-it su una board. Significa integrare la disciplina del processo con la flessibilità del cuore. Significa saper leggere una WBS e contemporaneamente leggere il volto di un membro del team che sta attraversando un momento difficile. Significa capire che un ritardo sul Gantt può nascondere una tensione relazionale non risolta.
Se sono riuscito a farlo per un gruppo di bambini di 3-5 anni, mentre gestivo volontari improvvisati e un budget zero, non abbiamo più scuse per non farlo nei nostri contesti aziendali.
L’intelligenza emotiva non è un “nice to have” per i Project Manager. È il collante invisibile che trasforma un insieme di task in un progetto di successo, e un gruppo di persone in un team coeso.
E forse, proprio come con i bambini del festival, anche noi adulti abbiamo bisogno di fermarci ogni tanto davanti a un “Termometro delle Emozioni” e chiederci onestamente: “Come mi sento oggi? E come si sente il mio team?”
